Lovisenberg Diakonale Sykehus (LDS) har sammen med Deepinsight tatt opp kampen mot voksende ventelister og lange ventetider. Gjennom tett samarbeid har operasjonsplanleggerne ved seksjon for Ortopedi og Øre-Nese-Hals spilt en avgjørende rolle i utviklingen og implementeringen av Deepinsight Hero – en innovativ AI-basert programvare som bidrar til smartere ressursbruk og enklere booking av pasienter til operasjon.
Helter med penn og papir
I mange år har operasjonsplanleggere jobbet under krevende forhold, med komplekse pasientbehov og begrensede ressurser – ofte med bare penn og papir som hjelpemidler. Disse planleggerne er hjørnesteiner i klinikkens daglige drift, og deres evne til å prioritere riktig og sikre effektiv ressursbruk er avgjørende for å gi god behandling til pasientene på rettferdige premisser, og samtidig jobbe mot å redusere ventetidene.
– Vi er utrolig imponerte over hva planleggerne har fått til med de verktøyene de har hatt. De er allerede våre helter – nå gir vi dem ekstra superkraft som gagner alle parter, sier Olav Willumsen Haugå, CEO i Deepinsight.
Med introduksjonen av Deepinsight Hero har planleggerne tatt på seg rollen som pionerer i en teknologisk endringsreise. Deres erfaring, engasjement og villighet til å lære bort, teste og tilpasse seg nye løsninger har vært helt avgjørende for å forme verktøyet til å bli en integrert del av sykehushverdagen.
– Fordelen med å bruke programvaren under selve utviklingen er at vi får si vår mening og påvirke produktutviklingen, sier Benedikte Kielland, operasjonsplanlegger ved LDS. “Det føles ikke som påtvunget, mer at vi får lov til å være med å forme et produkt som vil hjelpe oss i fremtiden”, følger operasjonsplanlegger Grete Sætre opp med.
Fra utfordring til videreutvikling
Implementeringen av Deepinsight Hero startet våren 2024 med onboarding av de første brukerne. Etter testing og justeringer var det først operasjonsplanleggerne ved seksjon for ortopedi som tok i bruk verktøyet. Digitalisering av stuefordeling og implementeringen av en ny, dynamisk kapasitetsmodell ga planleggerne raskt en helhetlig oversikt over operasjonsprogrammet. Videre ble funksjonalitet for oversikt og forslag til ledig kapasitet tatt i bruk, slik at dette kunne benyttes for å tildele pasienter til operasjoner. Sommeren ble også et høydepunkt, da også seksjon for Øre-Nese-Hals fulgte etter, slik at hele kirurgisk klinikk drev operasjonsplanlegging gjennom Deepinsight Hero.
– Jeg bruker ikke lenger papir i operasjonsplanleggingen, ikke engang når jeg jobber hjemmefra. Hero er nå mitt foretrukne verktøy. Selv om det noen ganger har føltes som ekstraarbeid, ser jeg at innsatsen gir resultater, sier Benedikte Kielland.
Flere milepæler ble nådd utover høsten 2024; en ny bemanningsmodell ble innført, hvor klinikken selv genererte automatiske bemanningsforslag via KI-teknologi. Pasientadministrasjon via ventelisten fikk et realt boost, ettersom operasjonsplanleggerne selv kunne lage reelle ventelister basert på egne kriterier og tilhørende funksjonalitet. Sist, men ikke minst, ble Deepinsight Hero integrert med DIPS som enveis-løsning, slik at data nå kan hentes direkte fra pasientjournalsystemet DIPS til Deepinsight Hero. Arbeidet pågår nå for å oppnå en fullstendig sømløs toveis-integrasjon, der planleggerne også kan bestille operasjoner direkte fra Deepinsight Hero tilbake til DIPS.
Hero samler klinikken
Endringsprosesser kan være krevende, men Deepinsight har vist at tett samarbeid og brukertilpassede løsninger kan skape varige forbedringer. Ved LDS har Hero blitt en katalysator for en datadrevet tilnærming til operasjonsplanlegging, plassert i en moderne og intuitiv grenseflate.
– Endring er et brudd med en etablert kultur og arbeidsform, forklarer assisterende klinikksjef Henrik Hofgaard. – Det unike med Deepinsight var at de satte seg inn i klinikernes behov og utviklet et verktøy tilpasset brukerne. I stedet for å tvinge klinikerne til å tilpasse seg systemet, har Hero blitt bygget rundt helsepersonellets faktiske arbeidssituasjon.
Resultatet er mindre frustrasjon, bedre logistikk, økt pasientsikkerhet og høyere kvalitet i behandlingen.
– Mengden arbeid i innsiktsfasen overrasket meg, men enda mer overraskende var hvor raskt systemet fungerte når det var på plass, sier Hofgaard.
Hero fungerer nå som en felles hub som samler store mengder data og gjør dem lett tilgjengelige. Dette har styrket samarbeidet mellom ulike faggrupper og lagt grunnlaget for en ny måte å jobbe på.
Se video om endringsreisen hos LDS her: Link til video
Resultater som inspirerer
Samarbeidet mellom Deepinsight og LDS har gitt konkrete resultater:
🚑 Ventelisten for ortopedi heldøgn og ØNH-dagkirurgi er redusert med nesten 20%
📈 Aktivitetsnivået ved avdelingene har økt med over 10 %
⏳ Planleggingstid er betydelig redusert, og Hero har frigjort tid for helsepersonell til pasientrettet arbeid
"Det å ikke ha tid til å følge opp pasientene, og ikke få brukt meg som sykepleier, det er en dårlig samvittighet jeg har. Deepinsight Hero gir meg troen på at dette er en dårlig samvittighet jeg kan få gjort noe med,” sier Benedikte Kielland.
En inspirasjon for andre sykehus
Planleggerne ved LDS har opplevd en transformasjon fra papirbaserte rutiner til å bruke Hero som sitt foretrukne verktøy. Deres reise viser hvordan teknologi, når den utvikles i tett samspill med de som skal bruke den, kan gi positive endringer i helsevesenet.
I løpet av høsten 2024 besøkte representanter fra andre sykehus LDS for å lære mer om prosessen og se Hero i aksjon.
– Det er utrolig hvor mye vi har klart å sette inn i et system som fremstår enkelt, men løser så mange utfordringer, sier en Hanne Rusten Solås, avdelingsleder ved LDS.
- Dyp innsikt og tett samarbeid skaper grunnlaget for god endring og varige gevinster, forteller Mikal Erga, Customer Success Manager i Deepinsight. - Å koble sammen dyktige operasjonsplanleggere med dedikerte ansatte fra Deepinsight er en nøkkelfaktor for suksess, og dette er jo bare begynnelsen på et langt og fruktbart samarbeid mellom Lovisenberg og Deepinsight, avslutter han.